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El 32% de las actividades de oficina son un despilfarro

Por el 03/05/2018
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El 32% de las actividades realizadas en una oficina suponen un despilfarro. Un estudio del Kaizen Institut y del Instituto de Producción y Automatización de Stuttgart en Alemania establece que el 32% de las acciones que tienen lugar en el día a día de esta área son sobrecostes y que el 60% del precio de cualquier producto o servicio se deriva, precisamente, de los procesos administrativos que desempeñan esos despachos. Con todo ello, establece que las empresas podrían reducir de media un 19.2% los costes de producción si prestasen más atención a este campo.

En este sentido, Emmanuel Erguido, socio director de 3TB Clear Desk, recuerda que “la búsqueda por mejorar y optimizar los procesos productivos es algo común en muchos de las áreas de trabajo de las empresas, ya que es relativamente sencillo detectar una bajada en la producción. Pero en el trabajo de oficina, al ser más difícil de medir porque el producto está “oculto” entre papeles y datos informáticos, es menos habitual. Actualmente,”, prosigue el experto, “existen algunos métodos que tratan de facilitar la organización en esta área. Uno de ellos, es el método LEAN habitual en los ámbitos ajenos a los despachos. Este sistema busca dividir los procesos en: los que generan un valor, algún tipo de beneficio, y los que suponen un despilfarro”.

El socio director de 3TB subraya que “un procedimiento como este no puede aplicarse de forma directa a la labor administrativa porque algunas de sus características específicas hacen necesario realizar ciertas modificaciones. Los trabajos de oficina son actividades orientadas a personas, clientes o empelados, muy variadas que trabajan simultáneamente en diferentes actividades, cada vez más, y cuyo trabajo depende en muchas ocasiones de una tercera persona”. Emmanuel Erguido puntualiza que “además, su materia prima son datos abiertos a interpretaciones y normalmente intangibles. Estos elementos hacen necesario adaptar este tipo de sistemas que, una vez adecuados, permiten reducir costes, equiparar los procesos productivos de planta y despacho, reducir las diferencias de control y exigencia entre los trabajadores, generar un “sentimiento de equipo” y mejorar el clima laboral”.

Aquí, apostillan desde 3TB Clear Desk, cabe destacar que “otro factor de gran importancia es la madurez de los distintos tipos de organizaciones. Las empresas dedicadas a los ámbitos productivos son, habitualmente, más maduras que las dedicadas a la administración y a los servicios. En las primeras, los directores de producción llevan años en busca de optimizar los recursos y los operarios están habituados a ser medidos, evaluados y a estar sujetos a procesos de producción bien definidos. Esto no sucede en la administración y, por ello, es necesario ir avanzando paso a paso. Ya que algunos de los elementos necesarios como llevar a cabo un análisis crítico del flujo de trabajo (pérdidas de tiempo, esperas innecesarias, etc) ponen en tela de juicio el trabajo de los miembros de la empresa y, por ello, las personas tienden a protegerse y no proporcionar ese tipo de información por miedo a la crítica”.

 

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